Mindre tid på att leta efter projektrapporter. Ett tydligt flöde för rapporter och redovisning av bidrag.
Delrapporten kommer via mejl, bilagorna finns bakom en länk och sista datum har flyttats per telefon. Vi kopplar datum, inkomna handlingar och granskning till rätt projekt.
Inkommet betyder inte färdiggranskat
En rapport kan vara inskickad men ändå behöva kompletteras. Vi skiljer mellan begärd, inkommen, under granskning och avslutad. Ändrade datum dokumenteras så att påminnelser tar hänsyn till överenskomna undantag.
AI kan förbereda ett utkast om aktiviteter, medelsanvändning och öppna frågor. Originalrapporten och relevanta avsnitt finns kvar bredvid. Projektets påståenden blir inte verifierade resultat bara för att de sammanfattas.
Så kan arbetsflödet se ut
-
01
Ange rapporteringskraven
Rapporttyp, kontaktperson och överenskomna datum sparas på projektet. Påminnelser följer tydliga regler. Meddelanden som inte kan levereras visas för handläggning.
-
02
Samla handlingarna
Inkomna rapporter kopplas till projekt och rapportperiod. Teamet kan rätta kopplingar och begära saknade bilagor. Originalen sparas.
-
03
Granska sammanfattningen
Ett utkast följer era rubriker och hänvisar till källorna. Handläggarna kontrollerar avvikelser från ansökan och öppna frågor innan material används i styrelseunderlag eller årsrapporter.
Det här klargör vi före implementationen
Vi testar vanliga rapporter tillsammans med tomma formulär, motstridiga belopp, sena inlämningar och flera versioner. Nyttan avgörs av om teamet kan arbeta bättre med en rimlig granskningsinsats.
Publicering av citat, bilder eller uppgifter om deltagare är ett separat steg. Vi bestämmer ett godkännandeflöde så att interna rapporter inte av misstag blir offentligt material.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. En avgränsad AI-genomgång kostar 500 EUR exklusive moms och ger rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Hela arvodet räknas av vid efterföljande rådgivning eller implementation. Hittar vi ingen ekonomiskt motiverad AI-tillämpning utgår inget arvode; endast utlägg som avtalats i förväg återstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Godkänner AI hur bidraget har använts?
Nej. AI kan strukturera uppgifter och lyfta frågor för granskning. Saklig och ekonomisk kontroll samt bedömning av underlagen ligger kvar hos ansvariga personer.
Behöver mottagarna installera något?
Det går att använda ett webbaserat flöde. Vi bestämmer om även mejl ska stödjas utifrån era målgrupper och nuvarande arbetssätt.
Kan vi behålla våra rapportmallar?
Ja. Vi granskar era fält och mallar och avtalar vilka uppgifter som ska samlas strukturerat och vilka som ska lämnas som dokument.
Välj nästa steg
Fördjupa er i det område som ligger närmast ert behov. Vi avtalar om omfattningen av utveckling, utbildning och eventuell löpande support innan arbetet börjar.
AI för stiftelser Bidragshantering för stiftelser Ansökningsportal för stiftelser Priser och villkor för AI-genomgången Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och nytta
Berätta hur ni arbetar i dag.
Beskriv uppgiften och vilka system ni använder. Ni behöver inte dela konfidentiella handlingar i det första samtalet.