Samla platser och kölista på ett ställe. Anmälningar till kurser, cuper och läger.
En papperslapp, ett mejl eller en fråga efter träningen kan alla betyda en ny deltagare. Ett gemensamt anmälningsflöde håller ihop platser, bekräftelser och kölista så att arrangörerna kan ägna sig åt aktiviteten.
Där anmälningsarbetet växer
En person samlar lägerblanketter, en annan får meddelanden på mobilen och föräldrar mejlar kansliet. När allt når kalkylbladet kan kursen redan vara full.
Sedan ska bekräftelser skickas, samtycken samlas in, avgifter stämmas av och nästa person i kön kontaktas. En gemensam lista visar läget även när den vanliga arrangören är sjuk. Behöriga kan fortfarande registrera anmälningar som kommer på papper eller telefon.
Så förändras arbetet för arrangören
I dag
Flera ingångar
Blanketter och meddelanden når olika personer.
Räkna för hand
Bara den som har senaste listan vet om platser finns.
Upprepad uppföljning
Varje bekräftelse och avbokning kräver ett nytt meddelande.
Med ett gemensamt flöde
En deltagarlista
Webbanmälningar och kontrollerade manuella poster samlas.
Platser enligt fasta regler
Samtidiga anmälningar kan inte gå förbi det bestämda platstaket.
En ordnad kö
Nästa behöriga deltagare får ett erbjudande med svarstid.
Det kan systemet hantera
Förbereda poster från mejl
AI föreslår namn, aktivitet och kontaktuppgifter. Saknade eller oklara uppgifter kontrolleras innan anmälan reserverar en plats.
Hantera platser och kölista
Ni bestämmer kapacitet, deltagarvillkor, köordning och svarstid. Fasta regler hanterar samtidiga anmälningar och frigör avbokade eller obesvarade platser.
Ge ledare rätt uppgifter
Ledaren ser sin egen grupp. Nödvändiga nödkontakter och hälsouppgifter får begränsad åtkomst och bestämd gallring. De skickas inte till en allmän AI-prompt.
Börja med en typ av aktivitet
-
01
Följ dagens anmälningar
Vi går igenom formulär, inkorgar och sektionslistor samt hur avbokningar och betalningar registreras.
-
02
Bestäm reglerna
Vi väljer en aktivitet och klargör platser, medlemspriser, köerbjudanden och undantag.
-
03
Bygg och testa hela flödet
Fulla grupper, dubbla anmälningar, avbokningar och saknade samtycken testas. Import, utbildning och drift bestäms före start.
Koppla anmälningar till lokaler och avgifter
En kurs behöver en lokal, ett läger kan ha en deltagaravgift och medlemmar kan betala ett annat pris än gäster. En koppling till medlemsregistret minskar extra kontroller.
Kopplingar till lokalbokning och betalning ska svara mot ett verkligt behov. Börja med ett anmälningsflöde och bygg vidare när det fungerar.
Lokalbokning Medlemsavgifter Programvara för föreningar AI för föreningar Priser och audit Privat AI Räkna på AI-kostnader
Frågor om anmälningar
Kan även icke-medlemmar anmäla sig?
Ja, om ni vill. Deltagarvillkor, obligatoriska uppgifter och priser för medlemmar respektive gäster bestäms för varje aktivitet.
Hur fungerar telefon- och pappersanmälningar?
Behöriga arrangörer kan registrera dem. AI kan förbereda fält från mejl, men oklara uppgifter kontrolleras. Alla bekräftade anmälningar använder samma platsregler.
Hur lång tid tar införandet?
Tidsplanen bestäms efter genomgång av omfattning, data och integrationer. En första aktivitet ger ett hanterbart första steg. Det inledande samtalet är kostnadsfritt.
Var lagras deltagaruppgifterna?
Före implementation bestämmer vi lagringsplats, behörigheter, gallring och tillåten användning hos leverantörer. Vi kontrollerar även avtalsvillkoren för modellträning med era data. Valet av hosting avgör inte ensamt hur uppgifterna skyddas. Nöd- och hälsouppgifter begränsas till behöriga ansvariga för den aktuella gruppen.
Var kommer era anmälningar in?
Beskriv en kurs, cup eller ett läger och hur ni hanterar ändringar. Vi diskuterar ett rimligt första upplägg.