Färre kompletteringar inför nästa beslutsmöte. En ansökningsportal från inskickat underlag till granskning.
Ansökan ligger i inkorgen, budgeten kommer senare och den uppdaterade filen har samma namn. Vi bygger ett flöde som håller ihop handlingarna och visar vad kansliet behöver granska.
Varje ansökan behöver en tydlig status
Formulären följer era bidragsområden. Obligatoriska fält och kontrollregler kan upptäcka saknade uppgifter eller bilagor. Om budgeten är rimlig och förslaget passar stiftelsens ändamål kräver fortfarande en sakkunnig bedömning. Den skillnaden ska också vara tydlig för den sökande.
Varje ansökan får en ansvarig, en status och sparade versioner av handlingarna. Kompletteringsfrågor kopplas till ärendet. Vi bestämmer vilken version som granskas och hur ändringar efter sista ansökningsdag ska hanteras.
Så kan arbetsflödet se ut
-
01
Skicka in och bekräfta
Den sökande beskriver projektet och laddar upp överenskomna handlingar. En mottagningsbekräftelse visar vad som kommit in. Den innebär inte att bidrag har beviljats.
-
02
Granska och komplettera
Kansliet kontrollerar underlaget och kan få ett AI-utkast till sammanfattning. Saknade eller motstridiga uppgifter markeras för granskning i stället för att fyllas i på antagande.
-
03
Förbered beslutet
Kontrollerade uppgifter blir ett mötesunderlag med länkar till originalen. Ansvariga granskar det. Beslut och motivering kopplas sedan till ansökan.
Det här klargör vi före implementationen
Vi testar vanliga ansökningar, stora bilagor, avbrutna inmatningar och kompletteringar. Tydliga fältnamn, tangentbordsanvändning och begripliga felmeddelanden ingår. Sökande som fastnar behöver även kunna kontakta en person.
Före utvecklingen klargör vi kopplingar till bidragshanteringen, externa granskares åtkomst och hur avslagna ansökningar ska sparas. Den första portalen behöver inte ersätta hela verksamhetssystemet.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. En avgränsad AI-genomgång kostar 500 EUR exklusive moms och ger rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Hela arvodet räknas av vid efterföljande rådgivning eller implementation. Hittar vi ingen ekonomiskt motiverad AI-tillämpning utgår inget arvode; endast utlägg som avtalats i förväg återstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Bestämmer AI vem som får bidrag?
Nej. AI kan strukturera handlingar och förbereda utkast. Bedömningar, beslut och godkännanden ligger kvar hos ansvariga personer och styrelsen.
Kan flera bidragsområden hanteras?
Ja, enligt avtalad omfattning, med olika frågor, bilagor och datum. Vi undersöker vilka fält som kan vara gemensamma och vilka som behöver skilja sig.
Blir varje inskickad ansökan komplett?
Portalen kan kontrollera bestämda formella krav. Kansliet måste fortfarande bedöma om handlingarna innehåller tillräcklig och relevant information.
Välj nästa steg
Fördjupa er i det område som ligger närmast ert behov. Vi avtalar om omfattningen av utveckling, utbildning och eventuell löpande support innan arbetet börjar.
AI för stiftelser Bidragshantering för stiftelser Projektrapporter för stiftelser Priser och villkor för AI-genomgången Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och nytta
Vilka kompletteringar tar mest tid?
Beskriv uppgiften och vilka system ni använder. Ni behöver inte dela konfidentiella handlingar i det första samtalet.