Beslutet finns. Gör det lättare att hitta. Intranät och sökbar kunskap för stiftelsen.
Beslutet finns i ett gammalt protokoll, den aktuella riktlinjen på en server och tolkningen hos en kollega. Vi samlar utvalt material och kompletterar med sökning som pekar på rätt källa.
Ordna underlaget innan svaren skapas
En ny sökfunktion gör inte gamla riktlinjer aktuella. Vi klargör med kansliet vilka dokument som gäller, vilka versioner som arkiverats och vem som ansvarar för ändringar. Protokoll, godkända mallar och arbetsinstruktioner behöver den informationen.
En assistent kan sedan besvara frågor utifrån det godkända materialet: vilka beslut finns inom ett bidragsområde, eller vilka underlag behövs före en utbetalning? Svar ska hänvisa till källor och visa när uppgifter saknas eller motsäger varandra.
Så kan arbetsflödet se ut
-
01
Välj källor
Börja med en avgränsad samling och ange giltighet och ansvariga. Befintliga mappar kan fortsätta användas om anslutningar och behörigheter fungerar tillförlitligt.
-
02
Styr åtkomsten
Kansli, styrelse och externa deltagare får överenskomna behörigheter. Sökningen måste följa samma gränser. Vi testar särskilt frågor om dokument som användaren inte får läsa.
-
03
Granska svar och uppdatera kunskapen
Teamet jämför vanliga sökfrågor med originalen. Uppdateringar och borttagningar följer ett bestämt arbetssätt. Svar med gamla hänvisningar testas också, inte bara lyckade sökningar.
Det här klargör vi före implementationen
Vi väljer tillsammans lokal infrastruktur eller lämplig dedikerad drift. En hybridlösning anger vilket innehåll som får behandlas externt. Även lagring av frågor och åtkomst vid underhåll ingår i bedömningen.
Ett intranät kan samla möteshandlingar, ansvar och mallar. Alla funktioner behöver inte en språkmodell. Vi skiljer på dokumentorganisation, vanlig sökning och AI-stöd så att bara användbara delar byggs.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. En avgränsad AI-genomgång kostar 500 EUR exklusive moms och ger rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Hela arvodet räknas av vid efterföljande rådgivning eller implementation. Hittar vi ingen ekonomiskt motiverad AI-tillämpning utgår inget arvode; endast utlägg som avtalats i förväg återstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Kan gamla skannade dokument användas?
Textigenkänning kan behövas. Vi granskar ett urval för läsbarhet och sidhänvisningar. Oläsbara skanningar ska inte behandlas som tillförlitliga källor.
Hur vet jag att ett svar stämmer?
Användaren ska kunna öppna källan och kontrollera viktiga uppgifter. En källhänvisning garanterar i sig inte en korrekt sammanfattning.
Ska alla kunna se samma handlingar?
Nej. Roller och dokumentåtkomst bestäms i förväg och gäller även vid sökning. Nya styrelseledamöter får de behörigheter deras uppgifter kräver.
Välj nästa steg
Fördjupa er i det område som ligger närmast ert behov. Vi avtalar om omfattningen av utveckling, utbildning och eventuell löpande support innan arbetet börjar.
AI för stiftelser AI-workshoppar för stiftelser AI-programvara för stiftelser Priser och villkor för AI-genomgången Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och nytta
Berätta hur ni arbetar i dag.
Beskriv uppgiften och vilka system ni använder. Ni behöver inte dela konfidentiella handlingar i det första samtalet.