Beslut, utbetalningar och återstående medel i samma vy. Bidragshantering med tydliga kontroller och godkännanden.
Inför mötet jämför kansliet och ekonomiansvariga sina kalkylblad. Är delbetalningen gjord? Har beslutet ändrats? Vi bygger en gemensam översikt som utgår från kontrollerade händelser.
Ekonomisk överblick kräver fasta regler
För varje projekt skiljer vi på sökta, beviljade och utbetalda belopp. Ändringar sparas med datum och ansvarig. Återstående medel beräknas enligt överenskomna regler, inte med gissningar från en språkmodell.
AI kan läsa handlingar och föreslå uppgifter att föra över. Belopp, datum och koppling till projekt granskas före registrering. Dubbletter, återtagna ansökningar och ändrade beslut ingår i de första testfallen.
Så kan arbetsflödet se ut
-
01
Lägg upp bidraget
För över kontrollerade uppgifter från ansökan eller en befintlig lista. Ett unikt projektnummer kopplar samman beslut, korrespondens, utbetalningar och rapporter.
-
02
Granska och registrera
En begäran om utbetalning kan visas som förslag på projektet. Teamet kontrollerar underlag och belopp. Betalningen följer er attestordning och utlöses aldrig enbart av AI.
-
03
Ta fram mötesunderlag
Filtrera granskade uppgifter efter bidragsområde, period eller mottagare. Rapportdatum och öppna kontroller syns så att preliminära belopp inte uppfattas som slutliga.
Det här klargör vi före implementationen
Före överföringen stämmer vi av ett urval mot bokföringen. Vi bestämmer vilket system som är huvudkälla, vilka gemensamma identifierare som behövs och hur återbetalningar hanteras. En kontrollerad import kan räcka när en integration saknas.
Behörigheter, säkerhetskopiering och ansvar för avvikelser bestäms före drift. Ekonomisystemet förblir huvudkälla för de uppgifter det redan ansvarar för. Ytterligare en parallell bokföring skulle skapa merarbete.
Omfattning och pris före start
Det första samtalet är kostnadsfritt. En avgränsad AI-genomgång kostar 500 EUR exklusive moms och ger rekommendationer, konkreta projektidéer och råd om säker användning. Hela arvodet räknas av vid efterföljande rådgivning eller implementation. Hittar vi ingen ekonomiskt motiverad AI-tillämpning utgår inget arvode; endast utlägg som avtalats i förväg återstår.
Frågor från stiftelsens kansli
Kan våra kalkylblad föras över?
Vi undersöker struktur, kvalitet och exportmöjligheter. Teamet kontrollerar kopplingar och summor före överföringen. Oklara poster lämnas öppna för granskning.
Kan AI göra utbetalningar?
Nej. De beskrivna funktionerna förbereder information. Godkännanden och betalningsuppdrag följer era fastställda rutiner.
Är egen programvara rimlig för få bidrag?
Ett välskött kalkylblad kan räcka för några enkla ärenden. Även rapporteringsbehov, antal handläggare och återkommande avstämningar påverkar nyttan.
Välj nästa steg
Fördjupa er i det område som ligger närmast ert behov. Vi avtalar om omfattningen av utveckling, utbildning och eventuell löpande support innan arbetet börjar.
AI för stiftelser Ansökningsportal för stiftelser Projektrapporter för stiftelser Priser och villkor för AI-genomgången Privat AI och driftalternativ Bedöm kostnader och nytta
Berätta hur ni arbetar i dag.
Beskriv uppgiften och vilka system ni använder. Ni behöver inte dela konfidentiella handlingar i det första samtalet.