Ett medlemsregister som fler kan ta ansvar för. Samla medlemsuppgifter utan konkurrerande kalkylblad.
Vem är medlem just nu? Svaret ska inte hänga på att personen med den senaste Excel-filen är tillgänglig. Vi hjälper er att samla ansökningar, ändringar och utträden i ett register med tydligt ansvar.
Där medlemslistan börjar ta för mycket tid
Ansökningar kommer på papper, via mejl och i samband med träningen. Adressändringen hamnar hos kansliet, medan kassören får veta att någon har slutat. När allt väl förs in finns flera listor som säger olika saker.
Filer med adresser, födelsedatum och bankuppgifter i privata inkorgar gör också åtkomsten svår att överblicka. Vid ett styrelsebyte blir luckorna tydliga. Ett gemensamt register ger behöriga en plats att arbeta i, medan AI kan föreslå uppgifter från ostrukturerade underlag.
Så förändras medlemsarbetet
I dag
Flera versioner
Styrelsen jämför kalkylblad inför varje möte.
Uppgifter skrivs av
Någon för över pappersblanketter och mejl för hand.
En person håller allt
Personen med filen är bortrest eller har lämnat styrelsen.
Med ett gemensamt flöde
Ett gemensamt register
Styrelse, kassör och sektionsledare använder aktuella uppgifter utifrån sina roller.
Granskade ansökningar
Webbformulär ger strukturerade uppgifter. Avlästa pappersblanketter väntar på godkännande.
En tydlig överlämning
Nya ansvariga får egna konton och tidigare behörigheter tas bort.
Det kan systemet hjälpa med
Läsa ansökningar
AI föreslår fält från skannade blanketter och mejl och markerar sådant som saknas. Originalet finns kvar. En ansvarig kontrollerar dubbletter och godkänner medlemskapet före registrering.
Låta medlemmar uppdatera
Kontaktuppgifter kan ändras genom säker inloggning. Byte av bankuppgifter kan kräva extra bekräftelse. Det går att se vad som har ändrats.
Ge rätt åtkomst
Sektionsledare ser sin grupp och ekonomiska uppgifter begränsas till dem som behöver dem. Styrelsens rättigheter bestäms utifrån ansvar, inte en generell tillgång till allt.
Utgå från den verkliga överlämningen
-
01
Gå igenom dagens register
Vi ser på kalkylblad, blanketter, inkorgar och hur ändringar når kassören.
-
02
Välj ett första område
Medlemsarbete, avgifter och anmälningar jämförs för att hitta en avgränsad uppgift som är värd att förbättra.
-
03
Importera, kontrollera och introducera
Dubbletter och antal stäms av före bytet. Utbildning, lagring, åtkomst, uppdateringar och eventuell support avtalas.
Koppla ihop med avgifter och anmälningar
Avgifter och anmälningar utgår ofta från samma medlemsuppgifter. Börja med ett tillförlitligt register och bygg vidare när ett faktiskt behov motiverar det.
Om finansiering är aktuell behöver villkoren undersökas för er förening och ert projekt. Vi kan hjälpa till med en projektbeskrivning, men förutsätter inget bidrag.
Medlemsavgifter och betalningar Programvara för föreningar AI för föreningar Priser och audit Privat AI Räkna på AI-kostnader
Frågor om medlemsregister
Kan vi ta med vårt kalkylblad?
Ja. Vi granskar exporten, går igenom dubbletter med er och stämmer av registret före bytet. Oklara medlemskap kontrolleras i stället för att slås ihop automatiskt.
Kan ett befintligt föreningssystem räcka?
Ja. Vi undersöker det först och bygger eget när era sektioner, regler eller arbetsflöden lämnar ett konkret behov olöst.
Var lagras medlemmarnas uppgifter?
Före implementation bestämmer vi lagringsplats, behörigheter, gallring och tillåten användning hos leverantörer. Vi kontrollerar även avtalsvillkoren för modellträning med era data. Valet av hosting avgör inte ensamt hur uppgifterna skyddas.
Vad kostar det?
Det första samtalet är kostnadsfritt. Offerten beror på datakvalitet, import, roller och integrationer. Löpande kostnader redovisas separat.
Hur får ni veta att något har ändrats?
Beskriv medlemsarbetet med ett anonymiserat exempel. Vi diskuterar om ett befintligt verktyg eller en separat lösning kan hjälpa.