Vad ska AI ta hand om, vem granskar resultatet och hur mäter ni nyttan? De här tre mallarna samlar de avgörande frågorna i ett dokument. Kostnadsfritt och utan registrering.
Kopiera en mall till ert eget dokument och ersätt texten inom hakparentes. Låt öppna frågor vara synliga i stället för att behandla antaganden som löften. Ni kan också markera texten direkt eller skriva ut mallen.
Projektbrief för AI
För en första pilot med en tydlig uppgift, ett mätbart resultat och en ansvarig person. Stäm av briefen med dem som gör arbetet innan ni begär in offerter.
Exempel
Ett serviceteam testar svarsutkast för 30 godkända historiska ärenden. Teamledaren granskar varje utkast. Målet är kortare handläggningstid med minst lika god kvalitet i sak. Granskning och rättningar räknas in i tiden.
Projektbrief för AI
Projekt / version: [namn / datum / version]
Ansvarig / beslutsfattare: [namn / roll]
1. Uppgift och avgränsning
I dag: [startpunkt → arbetssteg → färdigt resultat]
Problem och berörda personer: [konkret flaskhals / team]
Piloten ska: [ta hand om en avgränsad uppgift]
Ingår inte: [ärenden, data och åtgärder]
2. Nuläge och framgång
Volym: [ärenden per vecka] under [arbetsveckor per år]
Tid i dag: [minuter per ärende, inklusive granskning och rättningar]
Underlag / period: [stickprov, logg eller tydligt markerad uppskattning]
Testets omfattning: [antal och urval av representativa fall]
Framgångskriterier: [tid, kvalitet i sak, tillåtna fel]
Godkännande: [vem granskar vad, när och med vilket underlag?]
3. Data och mänsklig granskning
Godkända källor / underhåll: [system, dokument / ansvarig]
Åtkomst och gränser: [vem får använda vilka data för vilket syfte?]
Kontrollpunkt: [vem granskar resultatet innan det används eller skickas?]
Oklara eller felaktiga fall: [ansvarig mottagare / manuellt reservarbetssätt]
4. Arbetsinsats och åtaganden
Valuta / kostnadsgrund: [SEK, EUR, … / inklusive eller exklusive moms]
Engångskostnader: [uppsättning, integration, utbildning / belopp]
Löpande kostnader: [licenspris/användare/månad × antal användare, användning/månad, drift, support]
Internt arbete: [timmar för förberedelse, granskning och underhåll × timkostnad]
Möjlig frigjord kapacitet: [timmar/år / antagande och mätning]
Bedöm nettonyttan först när löpande kostnader och engångskostnader räknats av; frigjord tid är inget löfte om sänkta personalkostnader.
Vårt bidrag: [data, personer, testtid / datum]
Leverantörens åtagande: [leveranser, gränser, stöd / datum]
5. Beslut och avslut
Start / utvärdering: [datum / datum]
Fortsätta, ändra eller stoppa: [kriterium / beslutsfattare]
Vid avslut: [dataexport och format, avslutad åtkomst, radering / ansvarig och bekräftelse]
Öppna frågor: [fråga / underlag som behövs / ansvarig / datum]
Nästa överenskomna steg: [uppgift / person / datum]
Agenda för en AI-workshop
Ett 90 minuter långt internt arbetspass för att konkretisera en möjlig AI-pilot. Anpassa tider och deltagare efter teamet. Agendan är ett exempel och anger inte längden på en bokad workshop med AI Værk.
Exempel
Exempel: En servicechef, en handläggare och en person från IT går igenom återkommande statusfrågor. De tar med tre godkända exempelfall och avslutar med att dokumentera vilken källa som saknas, vem som kan godkänna den och när de ska fatta beslut om ett avgränsat test.
Agenda för AI-workshop · Exempel på 90 minuter
Ämne / möte: [ett arbetsflöde / datum och tid]
Mötesledare / anteckningar: [namn / namn]
Deltagare: [teamet som gör arbetet, processansvarig, IT; andra roller vid behov]
Beslut att nå: [vilken avgränsad pilot ska vi undersöka vidare?]
Förberedelse
[ ] Ta med nuvarande arbetsflöde och ungefärlig ärendevolym.
[ ] Dokumentera handläggningstid och vanliga fel; markera uppskattningar.
[ ] Förbered två eller tre exempel som är godkända att använda.
[ ] Klargör tillåtna verktyg och data; lägg inte in konfidentiella uppgifter utan att kontrollera tillåtelsen.
00–10 min · Mål och gränser
Resultat: [flaskhals, önskad förbättring, uttryckligen undantagna uppgifter]
10–25 min · Gå igenom det faktiska arbetet
Resultat: [startpunkt, arbetssteg, ansvar, nuvarande tid per ärende]
25–40 min · Granska källor och risker
Resultat: [data som behövs, åtkomsträttigheter, underhåll, oklara förutsättningar]
40–50 min · Paus
50–65 min · Beskriv en liten pilot
Resultat: [uppgift, testfall, mänsklig kontrollpunkt, manuellt reservarbetssätt]
65–80 min · Dokumentera nytta, kostnader och ansvar
Resultat: [mätkriterier, interna timmar, engångskostnader/löpande kostnader med enhet och valuta]
80–90 min · Fatta beslut och fördela uppgifter
Resultat: [undersöka vidare / ändra / stoppa; nästa beslut och datum]
Beslutsprotokoll
Piloten i en mening: [uppgift / användare / resultat]
Mätning och godkännande: [nuläge / mål / underlag / ansvarig]
Åtaganden: [vem levererar vad och när; teamets nödvändiga medverkan]
Vid pilotens slut: [dataexport, avslutad åtkomst, radering / ansvarig]
Öppna frågor: [fråga / underlag / ansvarig / datum]
Nästa steg: [uppgift / person / datum]
Jämför AI-leverantörer och offerter
Ge alla leverantörer samma projektbrief. Fyll i en checklista per offert och jämför svaren sida vid sida. Ett dokumenterat åtagande väger tyngre än en snygg demonstration.
Exempel
Exempel: En offert anger en månadsavgift för plattformen, en annan tar också upp uppsättning och internt projektarbete. Jämför båda över tolv månader med samma antal användare och samma användning. Om dataexport inte beskrivs, markera frågan som öppen och be om ett konkret underlag.
Jämförelse av AI-leverantörer · Ett blad per offert
Leverantör / offert / datum: [namn / version / datum]
Gemensam projektbrief: [version och testuppgift]
Jämförelsegrund: [antal användare, användning/månad, löptid, valuta, inkl./exkl. moms]
Obligatoriska krav före jämförelsen: [vilka krav måste vara uppfyllda?]
Ange för varje punkt: uppfyllt / delvis / öppet / inte uppfyllt.
Skriv bredvid: konkret åtagande + underlag/hänvisning i offerten + öppen fråga.
[ ] Uppgiften: Löser offerten vår definierade testuppgift?
[ ] Resultatkvalitet: Vilka representativa fall har testats och hur?
[ ] Källor: Syns källhänvisningar; hur hanteras saknade eller motstridiga uppgifter?
[ ] Mänsklig granskning: Vem godkänner resultat och åtgärder innan de utförs?
[ ] Systemåtkomst: Vilka integrationer och grundlicenser ingår eller krävs separat?
[ ] Dataåtkomst: Vem får tillgång; hur bevaras befintliga behörigheter?
[ ] Dataanvändning: Är lagringsplatser, underbiträden, lagringstid, träning och radering klargjorda?
[ ] Drift: Vem följer upp fel, uppdaterar källor och hanterar driftstopp?
[ ] Tjänstens gränser: Är volymer, svarstider, supporttider och undantaget arbete angivna?
[ ] Vår medverkan: Vilka data, beslut och interna timmar måste vi bidra med?
[ ] Leverans: Är resultat, datum, godkännande, felrättning och ändringar överenskomna?
[ ] Avtal: Är bindningstid, förlängning, uppsägning och prisändringar klargjorda?
[ ] Avslut: Vilka data, inställningar och vilket innehåll kan vi exportera, i vilka format?
[ ] Överlämning: Vem hanterar indragen åtkomst, raderingsbekräftelse och leverantörsbyte; till vilken kostnad?
Kostnader på samma jämförelsegrund
Engångskostnader: [uppsättning + integration + utbildning = belopp]
Löpande: [licenspris/användare/månad × antal användare + användning, drift och support per månad = belopp/månad]
Internt: [timmar under jämförelseperioden för uppsättning och granskning/underhåll × timkostnad]
Period: [t.ex. 12 månader; ta hänsyn till uppstart och bindningstid]
Totalt för perioden: [engångskostnader + löpande under perioden + interna kostnader]
Ingår inte / volymrisk: [post / utlösande villkor / pris per enhet]
Beslut
Krav som inte är uppfyllda: [krav / underlag som behövs och när]
Öppna risker och frågor: [punkt / ansvarig / datum]
Bedömning: [lämplig / mer underlag behövs / olämplig; motivering]
Nästa steg och godkännande: [uppgift / beslutsfattare / datum]
